Kvalitetssikre, at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet de relevante grupper

Retur til oversigt

Titel på opgaven

Kvalitetssikre, at brugernes UNI-Login-profil er tilknyttet de relevante grupper

Beskrivelse

I Aula er ”Grupper” et centralt element i forhold til brugeres oplevelse af Aula.

Helt grundlæggende opererer vi i denne sammenhæng med to typer af grupper i Aula:

  1. a) Lokale grupper, som er de grupper, der indlæses i Aula fra de administrative systemer via UNI-Login. De lokale grupper i de administrative systemer indeholder typerne Hovedgruppe (klasse), Hold og teams (personaleteam - kun hos KMD). 

I de administrative systemer er brugerne således oprettet i grupper, som styrer, hvem der har adgang til hvilke grupper – herunder hvilke klasser/elever, de tilknyttes.
Det er alene de lokale grupper fra de administrative systemer, der indlæses i Aula via UNI-Login.

  1. b) Aula-grupper; grupper der oprettes direkte i Aula, såsom årgange mv. 

Denne opgave omhandler alene lokale grupper og om at sikre, at de rette brugere er tilknyttet de rette lokale grupper i de administrative systemer.

Alt indhold, som en bruger modtager og har adgang til i Aula, afhænger af dennes tilknytning til en eller flere grupper. Det betyder, kort sagt, at hvis en medarbejder eksempelvis er tilknyttet alle skolens klasser(hovedgrupper) i de administrative systemer, vil medarbejderen modtage information fra alle disse hovedgrupper, når de tilgår Aula.

Hvis en medarbejder er tilknyttet for mange irrelevante grupper, kan det medføre at medarbejderen får et ”overload” af informationer, som ikke er målrettet medarbejderen. Overblikket og dermed brugeroplevelsen i Aula vil være mærkbart forringet.

Der er derfor to konkrete arbejdsopgaver ift. kvalitetssikring af de lokale grupper i de administrative systemer:

1) Første trin: Sikre at medarbejdere alene er tilknyttet de rette og relevante grupper i de administrative systemer. Det kunne fx være, at et læreteam kun er tilknyttet de klasser, de skal have det kommende skoleår.

Det anbefales derfor, at kommunerne afdækker:

  1. I hvor høj grad medarbejdere er tilknyttet flere eller alle hovedgrupper i de givne administrative systemer på kommunens skoler.
  2. Hvilke konsekvenser det har i de administrative systemer, i fald medarbejdere alene tilknyttes relevante grupper/klasser i kommunens institutioner.
  3. KOMBIT anbefaler her, at de kommuner, som har administrative systemer, som er afhængige af at alle medarbejdere er tilknyttet alle klasser/grupper – for at fx tilgodese fraværsløsninger - går i dialog med deres givne leverandør for at finde en brugbar løsning på dette.
2) Andet trin: Sikre navngivning af hovedgrupperne. Når hovedgrupperne indlæses i Aula fra de administrative systemer, er det vigtigt, at de har det rette navn og beskrivelse, da det efterfølgende ikke er muligt at ændre navngivningen i Aula

Uddybende beskrivelse